По-долу ще намерите тъй нар. "чеклист", който служи на организациите и на проверяващите като ориентир при подготовката и проверяването на документацията. Чеклистът, заедно с документите, които го придружват, се изпраща по електронен път на адрес: ngostandarti@wcif-bg.org
Област „Прозрачност”
Проверка на уебсайта за:
- данни за контакт
- данни за екипа
- данни за управителните органи
- информация за работата на организацията
- годишни финансови и програмни отчети
- списък с одобрени проекти и размер на финансовата подкрепа за последните 2 години (ако организацията предоставя грантове)
- Организациите посочват на сайта и в годишния си отчет своите дарители и финансиращи организации
Област „Организационна структура”
Организацията предоставя адрес на уеб сайта си, годишния си отчет, както и устава / устройствения си акт за следното:
- На уеб сайта и/или в годишния отчет ясно e представена организационна структура / органиграма на сайта и др. публични места
- Устройствен акт / Устав демонстриращ поне двустепенна система на управление
- Върховният орган на управление когато е Настоятелство или Управителен съвет провежда минимум две заседания годишно, а когато е Общо събрание то се свиква минимум веднъж през всяка календарна година
Организацията предоставя още:
- Удостоверение за актуално състояние - за да удостовери участието в управителния или върховния орган и на хора, които не са част от работния екип.
- Договори за получени дарения и отчет за изпълнение на договора към съотвения донор за да удостоверят, че получените дарения са разходвани целево, в съответствие с подписаните договори.
- Одиторски доклад (в сл., че организацията има такъв)
Кампаниите предоставят публична информация (отчет) за:
- Посочени цели и начини за набиране на средства
- Информация за организациите, които ги провеждат
- Предназначението на набраните средства
- Приходите, набрани от кампанията
- Разходите за осъществяване на кампанията
- Начина на изразходване
- Постигнатите резултати
Конфликт на интереси:
За да удостоверят, че във всяко свое действие избягват ситуации на конфликти на интереси (КИ); че член на колективния орган не участва в обсъждане или вземане на решения по въпроси засягащи го директно (като преизбиране или лично възнаграждение) или въпроси, отнасящи се към негови близки роднини, както и към юридически лица, в които той участва; и че членовете на колективния орган, както и служителите декларират всяка актуална или потенциална възможност за КИ, организацията предоставя следните документи:
- Декларации за конфликт на интереси (вкл.потенциален, възникнал и т.н.)
- При информация за възникнал конфликт на интереси, организацията предоставя съответните протоколи от заседания, че съответното лице не е участвало в ситуации на КИ.
За да удостовери, че ако членовете на управителните и оперативните нива на организацията или свързани с тях лица са служители във финансиращи програми /проекти / институционални отдели в местната и централната власт, то организацията не получава финансиране от съответните финансиращи програми /проекти / институционални отдели в местната и централната власт, организацията предоставя:
- Декларация от организцията за липса на конфликт на интереси, свързани с това, че нейните служители и членове на управляващи и върховни органи нямат конфликт на интереси по линия на месторабота.
* * *
Организационни:
- Организация, която не предостави до 30 април от дадена календарна година, необходимите документи за проверка, отпада от Инициативата. Координаторът се грижи за това да напомни на членовете си крайния срок предварително (на 2 и на 1 месец от срока).
- Информация за това, кои са членове и съответно са покрили изискванията на стандарта, има на интернет страницата на Инициативата.
- Координаторът, учредителите и членовете промотират уебсайта на Инициативата като място, където всеки който се интересува може да намери информация за организациите, покрили критериите.
- При сигнал за неизпълнение на определен критерии от страна на дадена организация, координационният съвет й дава възможност да реши проблема в определен срок (3 месеца). В случай че това не се случи – организацията бива отстранявана служебно от Инициативата, което се посочва на страницата на инициативата.
